هل تعلم أن رجال الأعمال يقضون حوالي نصف وقتهم جالسين في الاجتماعات؟ في الواقع ، تستهلك الاجتماعات ما بين 40 إلى 50 بالمائة من ساعات عملهم ، وفقًا لدراسة أجرتها كلية أنينبيرج للاتصالات في جامعة كاليفورنيا ومركز أبحاث التدريب والتطوير بجامعة مينيسوتا.
الاجتماعات أمر لا مفر منه - سواء كنت مديرًا تجاريًا أو عضوًا في منظمة تطوعية أو اجتماعية أو مدنية. لكن الاجتماعات يمكن أن تكون وسيلة فعالة للغاية للتواصل ، إذا تم التخطيط لها وإجرائها بشكل صحيح. لمساعدتك على عقد اجتماعات ناجحة ، فيما يلي بعض الاستراتيجيات الرئيسية التي يجب اتباعها. قد تحتاج فقط إلى معالجة عدد قليل منهم ، إذا كنت تدير اجتماعًا غير رسمي. بالنسبة لاجتماع له عواقب وخيمة ، يجب أن تفكر مليًا في كل هذه المجالات أو معظمها.
قبل الاجتماع
أولاً ، ستحتاج إلى تحديد الغرض من الاجتماع ووضع جدول أعمال بالتعاون مع المشاركين الرئيسيين. ثم وزع جدول الأعمال ووزع مواد أساسية ووثائق طويلة أو مقالات في وقت مبكر. هذا سيجعل المشاركين يشعرون بالاستعداد والمشاركة والحديث ، حتى يكونوا مستعدين لتقديم مساهمات قيمة في الاجتماع.
بعد ذلك ، اختر وقتًا مناسبًا يتجمع فيه الجميع. من المهم أيضًا تعيين حد زمني والالتزام به قدر الإمكان. المشاركون لديهم التزامات أخرى وسيكون من المرجح أن يحضروا الاجتماعات إذا جعلتها منتجة وقابلة للتنبؤ وقصيرة قدر الإمكان.
إذا أمكن ، قم بإعداد الغرفة بحيث يمكن للحاضرين مواجهة بعضهم البعض في شكل دائرة أو نصف دائرة - أو صفوف على شكل حرف U للمجموعات الكبيرة. يجب أن يتناسب الموقع الذي تختاره بشكل مريح مع حجم مجموعتك. يمكن للغرف الصغيرة جدًا أن تصبح خانقة وتسبب التوتر ؛ الغرفة الأكبر هي أكثر راحة وتشجع التعبير الفردي.
خلال الاجتماع
رحب بالحاضرين واجعلهم يشعرون بالترحيب ، حتى المتأخرين عند الاقتضاء. إذا أمكن ، قدم المرطبات الخفيفة للمساعدة في كسر الجليد وجعل الجميع يشعرون بالراحة.
ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد ، حتى تتمكن من الانتهاء في الوقت المحدد. ابدأ بمراجعة جدول الأعمال وتحديد أولويات الاجتماع. التزم بجدول الأعمال عن كثب ، ولكن شجع أيضًا المناقشة الجماعية لجمع جميع وجهات النظر. اجعل المحادثة مركزة على الموضوع ، ولا تتردد في طلب التعليقات البناءة والأصلية فقط.
قم بإنهاء المناقشات بلباقة عندما لا يذهبون إلى أي مكان أو يصبحون حساسين للغاية. كقائد ، كن قدوة حسنة من خلال الاستماع بانتباه وإظهار التقدير لمساهمات المشاركين.
احتفظ بمحضر الاجتماع للرجوع إليه في المستقبل في حالة ظهور سؤال أو مشكلة. لخص أي اتفاقات تم التوصل إليها واختتم الاجتماع بملاحظة إيجابية. على سبيل المثال ، اطلب من المشاركين التطوع لمشاركة آرائهم حول الأفكار الجيدة أو التطورات الإيجابية التي يشعرون أنها نتجت عن الاجتماع. وقبل أن يغادر الجميع ، لا تنس تحديد موعد ووقت ومكان للاجتماع التالي.
بعد الاجتماع
تأكد من تدوين وتوزيع محاضر الاجتماع في غضون ثلاثة أو أربعة أيام. سيساعد هذا في تعزيز أهمية الاجتماع ويمنح المشاركين سجلاً واضحًا ودقيقًا لما حدث. متابعة قرارات التفويض والتأكد من أن جميع المشاركين يفهمون مسؤولياتهم ويقومون بها. الاعتراف والتقدير للتقدم الممتاز وفي الوقت المناسب. ووضع أي أعمال لم تنته على جدول أعمال الاجتماع القادم.
يجب عليك أيضًا تقييم الاجتماعات بشكل دوري والعمل على أي مجالات تحتاج إلى تحسين. تذكر أن الاجتماعات التي يتم التخطيط لها بشكل فعال - من البداية إلى النهاية - يمكن أن تترك للمشاركين شعورًا بالإنجاز وتعزز نجاح مؤسستك بشكل عام.
ZZZZZZ